En la actual crisis el plan de contingencias Coronavirus de las organizaciones de las artes escénicas y la música es un instrumento de gestión necesario para encarar su subsistencia.
La crisis del Coronavirus aboca a los sectores culturales de las artes en vivo a dejar su actividad durante un tiempo o, en el peor de los casos, de manera definitiva. En este momento poco se sabe respecto a cuándo se acabará esta pesadilla, ni cuál será el proceso para volver a la normalidad. Lo único cierto es que se ha acabado de golpe el trabajo para miles de artistas, profesionales de la cultura, empresas y organizaciones culturales. Por sus características particulares: temporalidad, intermitencia y muy pequeñas empresas y autónomos, tampoco se prevé que los grandes planes de rescate para compensar el paro o el cierre de la actividad encajen en la mayoría de los casos. La manera de encarar la crisis con realismo, conocimiento de la situación y abordando sus posibles salidas, es definiendo un plan de contingencias. Ahora es el momento de ponerse a trabajar en ello.
La elaboración de un plan de contingencias por Coronavirus es un proceso de análisis, toma de decisiones y planificación que partiendo de la realidad, y previendo diferentes escenarios para el futuro próximo, nos va a permitir definir las transformaciones que se deben realizar en los proyectos. Unas transformaciones orientadas a mitigar los efectos de las amenazas de la crisis.
El proceso de definición de un plan de contingencias Coronavirus es escalonado en cuatro diferentes fases: definición de escenarios, identificación de amenazas, monitorización de la situación final y diseño del plan.
Definición de Escenarios
Antes que nada hay que establecer diferentes escenarios de futuro con los cuales trabajar. Estos se definirán en función de cómo se prevea vaya a evolucionar la crisis para las artes en vivo. Por ejemplo, tres escenarios para la crisis Coronavirus pueden ser:
- Escenario optimista: Hasta julio 2020, “Confinamiento Total”. A partir de agosto "Normalidad"
- Escenario medio: Hasta julio 2020 “Confinamiento Total”. De agosto a diciembre "Distanciamiento Social". A partir de enero 2021 "Normalidad"
- Escenario pesimista: Hasta julio 2020 “Confinamiento total”. De agosto a abril 2021 “Distanciamiento Social”. A partir de mayo 2021 “Normalidad”.
En estos tres escenarios se muestran tres situaciones diferentes para las artes en vivo. En el “Confinamiento Total”, no se permite ninguna actividad artística con público. En el “Distanciamiento Social”, se relaja la situación, manteniendo el distanciamiento; por ejemplo: las salas vuelven a funcionar con la tercera parte del aforo, se implantan sistemas digitales de seguimiento e identificación de no infectados, control de temperatura a la entrada, etc. La tercera situación de “Normalidad”, es la vuelta a un estado para el espectáculo en vivo “reconocible” como el de antes de la crisis. Estos escenarios deberán ser flexibles y redefinirse en función de cómo vaya evolucionando la situación.
Inicialmente se debe disponer de la previsión económica para el año 2020. Esto es, en condiciones de normalidad, para el año 2020, qué se preveía ingresar y los gastos totales de la actividad previstos ─toda empresa y proyecto cultural debe disponer de una previsión de ingresos y gastos para el año siguiente.
Identificación de Amenazas, Riesgos e Impactos
La segunda fase incluirá un análisis pormenorizado de cada una de las actividades económicas de la organización, líneas de trabajo o unidad de negocio (según cómo se le quiera llamar). Estas pueden ser diversas y abarcar diferentes actuaciones creativas de la organización capaces de generar ingresos. Nosotros lo llamamos el Multi-Proyecto y en las artes en vivo puede incluir, entre muchas otras: giras, formación, contenidos digitales, discos, etc. Para cada uno de los escenarios y líneas de trabajo se establecerán las amenazas o riesgos de reducción de la actividad.
La manera en que el escenario afecta a la amenaza detectada lo llamaremos "impacto" y este se debe definir de manera numérica, por ejemplo: el Escenario 1 provoca de marzo a julio una reducción de los bolos del 100%, una reducción de la venta de discos del 40% o un aumento de ingresos por el contenido digital en YouTube u otras plataformas del 10% (pues también pueden haber oportunidades en la crisis). Al final de esta fase hay que conseguir la cifra de disminución de ingresos y disminución de gastos para cada escenario.
Monitorización de la Situación al Final
En este punto se deberá tener una idea clara de cuál va a ser la situación económica de la organización al final del periodo de crisis por Escenario. Principalmente hay que tener una idea clara, naturalmente aproximada, de cuál va a ser la situación económica, en el peor de los casos ─sin haber hecho nada─ de la empresa, una vez acabe el periodo de crisis. También, qué otras pérdidas se han producido: personal, capacidad creativa, etc.
Por otra parte, conocer la cifra de reducción de ingresos y gastos de la empresa permitirá disponer de una idea clara de cuáles son las necesidades de financiación en este periodo. Si con las reservas se va a poder subsistir, si hay que pedir préstamos u otro tipo de ayuda económica externa.
Diseño del Plan de Contingencias
La última fase será la elaboración del plan de contingencias Coronavirus. En él se deben recoger las transformaciones a realizar en cada una de las líneas de trabajo y que contribuyan a mitigar los efectos de las amenazas. No solo se incluirán las líneas ya existentes sino que también se diseñaran nuevas líneas de trabajo y proyectos.
Como todos los planes, las acciones incluidas en el plan, deberán estar perfectamente definidas y evaluar y cuantificar los riesgos e impactos que reducen.
La tabla que acompaña este artículo es la plantilla que hemos incorporado a las consultorías de desarrollo estratégico y transformación del modelo de negocio. que habitualmente realizamos. Ahora más que nunca toca conocer las capacidades creativas y de gestión de los proyectos y organizaciones artísticas y dirigirlas a transformar los modelos de negocio en correspondencia con los nuevos tiempos que están llegando.